Jeśli pracujesz w firmie lub szkole, która wymaga pracy z wieloma klientami lub projektami, odpowiedni system archiwizacji ma kluczowe znaczenie. Istnieje kilka metod składania dokumentów, ale ostatecznie Twój system powinien odzwierciedlać Twoje potrzeby. Najlepszym sposobem na przygotowanie się do sprawnego systemu jest zarezerwowanie kilku dni na pracę wyłącznie nad organizacją.
Kroki
Metoda 1 z 3: Przygotowanie do nowego systemu archiwizacji
Krok 1. Zbierz wszystkie swoje materiały
Musisz skompilować wszystkie dokumenty przed próbą skonfigurowania odpowiedniego systemu. Przejrzyj wszystkie lokalizacje, w których możesz mieć papierkową robotę, i umieść je wszystkie w jednym stosie. Poświęć czas, aby upewnić się, że możesz właściwie rozliczyć całą swoją aktywną i nieaktywną pracę.
- Zaplanuj z wyprzedzeniem, zwalniając miejsce na stole do pracy nad dokumentami.
- Jeśli dostosowujesz czyjeś dokumenty do nowego zbioru, usuń wszystkie dokumenty z obecnego systemu. Lepiej będzie dla Ciebie obsłużyć wszystkie dokumenty i przygotować się do nowego systemu.
Krok 2. Przejrzyj wszystkie dokumenty
To trudna część procesu, ale jest to również kluczowy krok do zorganizowania się. Oddziel wszystkie pliki na podstawie tego, czym są, na przykład wyciągów bankowych, rachunków kart kredytowych i spłat kredytu hipotecznego. Może się to wydawać nużące, ale przejrzyj każdy dokument w swoim stosie, aby określić, z czym pracujesz.
- Nie musisz czytać każdego artykułu, ale krótkie przejrzenie pomoże ci.
- Karteczki samoprzylepne są dobre do oznaczania ważnych dokumentów, nad którymi wiesz, że będziesz musiał poświęcić czas.
Krok 3. Ustaw stosy
Gdy zaczniesz porządkować swoją papierkową robotę, dobrze byłoby trzymać powiązane dokumenty razem. Możesz umieścić wszystkie dokumenty dotyczące klienta „Nickelback” w jednym stosie. Innym przykładem jest układanie pracy w oparciu o miesiące.
- Posiadanie wyczucia porządku chronologicznego może być przydatne do Twoich potrzeb związanych z archiwizacją.
- Ustaw priorytety podczas sortowania dokumentów. Kiedy zobaczysz dokumenty, które są wyjątkowo ważne, umieść je na wierzchu odpowiedniego stosu.
Krok 4. Zmniejszaj według własnego uznania
Kolejnym stosem, który możesz utworzyć, jest stos śmieci. Nie musisz wyrzucać stosu dokumentów, ale powinieneś oddzielić nieważne dokumenty od pozostałych. Możesz nawet ustawić różne stosy, na które mogłyby trafić przypadkowe papiery.
Jeśli jesteś w 100% pewien, że nie potrzebujesz trochę papierkowej roboty i nie możesz narysować realnego linku do innego dokumentu, wyrzuć je. Sprawdź u swoich przełożonych, czy możesz coś wyrzucić, zanim coś zrobisz
Krok 5. Użyj folderów manila
Zachowaj prostotę, korzystając z tanich folderów manila. Nie zaszkodzi to Twoim funduszom i pozwoli Ci na prowadzenie dowolnego systemu archiwizacji. Możesz kupić paczkę teczek z manili w każdym sklepie z artykułami biurowymi.
Krok 6. Przenieś swoje stosy
Użyj wcześniej utworzonych stosów, aby działały jako przewodnik dla twoich folderów. Upewnij się, że zawartość każdego folderu jest również uporządkowana. Możesz uporządkować zawartość pliku na podstawie ważności każdego artykułu lub według chronologii.
- Unikaj aranżowania zawartości pliku w oparciu o alfabet. Organizacja alfabetyczna działa wydajniej w przypadku grupowania plików.
- Umieść teczki z manili w szafce na dokumenty podczas wypełniania teczek.
Metoda 2 z 3: Tworzenie systemu dopasowanego do Ciebie
Krok 1. Użyj alfabetycznego systemu archiwizacji
Alfabetyczny system ewidencjonowania sprawdza się dobrze, gdy trzeba pobrać nazwiska osób, klientów, autorów, tytuły filmów, książek itp. Jeśli używasz terminów, które są łatwe do wyszukania, alfabetyczny system ewidencjonowania jest często najłatwiejszym w użyciu systemem.
- Najlepszym sposobem na archiwizowanie i odzyskiwanie plików jest oznaczanie każdego pliku etykietą. Foldery Manila mają dodatkową zakładkę przeznaczoną do etykietowania plików, która ułatwi proces wyszukiwania.
- Jeśli obsługujesz klientów, bardziej efektywne jest sortowanie według nazwiska.
- Jeśli masz dużo plików, rozważ utworzenie sekcji listów, które pomogą Ci zorganizować. Dzielniki sekcji są duże i zawierają po prostu jedną literę. Możesz także podzielić litery na pary, takie jak „A-D” lub „F-K”.
Krok 2. Użyj kolejności miejscowej
Kiedy pracujesz lub studiujesz w różnych dziedzinach, bardzo przydatnym sposobem wyszukiwania informacji może być kolejność tematów lub tematów. Na przykład, jeśli studiujesz prawo, możesz mieć nagłówki tematyczne dotyczące umów, prawa konstytucyjnego, czynów niedozwolonych, prawa administracyjnego, prawa międzynarodowego itp.
- Najlepszym sposobem na uporządkowanie aktualnych informacji jest użycie dzielników sekcji. Oznacz sekcje rozdzielające sekcje na podstawie zawartości, np. „Prawo administracyjne”.
- Ten system działa najlepiej, jeśli masz kilka różnych tematów. Jeśli nie, zostaniesz z jednym lub dwoma przegrodami i niewiele zorganizowanego systemu.
Krok 3. Spróbuj zgłoszenia numerycznego
Ten rodzaj systemu archiwizacji jest idealny dla plików zawierających daty lub liczby. Na przykład, jeśli masz faktury, rachunki, wydarzenia z datą itp., system numeryczny może ułatwić ponowne zlokalizowanie systemu. Możesz również rozważyć oznaczenie miesiąca i roku dla tej opcji. Dla osób pracujących w środowisku, w którym używa się numeracji dokumentów, takich jak akta medyczne, dokumenty ustawodawcze, sprawy sądowe itp., numeracja jest użyteczną metodą wyszukiwania.
- Używaj tego systemu tylko wtedy, gdy czujesz się komfortowo przeglądając kilka liczb i możesz uzyskać informacje z tych liczb.
- Zaznacz na kartach archiwizacji liczby lub daty i uporządkuj je na podstawie numerowanej wartości. Zacznij od „1” i zwiększ wartość następujących liczb.
- Jeśli składasz dokumenty z miesiącami, zacznij od stycznia i przejdź kolejno do grudnia. Skorzystasz z dzielników sekcji na każdy miesiąc.
Krok 4. Użyj kodowania kolorami
Świetnie nadaje się do kreatywnego archiwizowania i jest szczególnie skuteczne dla osób z dobrą pamięcią wizualną. Może pomóc w porównywaniu różnych tematów w oparciu o kodowanie kolorami. Możesz oznaczyć kolorem dowolną z wyżej wymienionych technik archiwizacji. Możesz także użyć kombinacji systemów organizowania, łącząc kody kolorów z innym systemem.
- Jednym z najłatwiejszych sposobów na dodanie koloru do ustalonej metody wypełniania jest użycie zakreślaczy. Możesz kupić różne opakowania zakreślaczy w dowolnym sklepie z artykułami biurowymi.
- Innym sposobem na wdrożenie kodowania kolorami jest użycie różnych kolorowych folderów.
Krok 5. Użyj systemu częstotliwości
Działa to dobrze w przypadku przedmiotów, których używasz przez cały czas, ale nie powinno to być samodzielnym systemem. Musi żywić się innym systemem, na przykład systemem alfabetycznym. Dodaj często używane informacje do zgrupowanej przestrzeni w obszarze kartoteki, aby można było je szybko znaleźć, na przykład z przodu szuflady szafki na dokumenty.
Musisz uważać, aby nie stracić porządku podczas korzystania z tego systemu. Prowadzenie projektu, nad którym obecnie pracujesz, nie zawsze gwarantuje sprawną organizację
Metoda 3 z 3: Zachowanie zorganizowanego systemu
Krok 1. Natychmiast złóż papierkową robotę
Jednym ze sposobów zapewnienia wydajnego działania systemu archiwizacji jest segregowanie papieru podczas jego przetwarzania. System archiwizacji nie zadziała, jeśli odłożysz dokumenty. Przyzwyczajenie się do wypełniania dokumentów pomoże również zwiększyć wydajność i przepływ pracy.
Krok 2. Aktualizuj swoją przestrzeń
Co kilka miesięcy powinieneś przejrzeć swój system archiwizacji i zrobić krótki przegląd. Nie musisz przeglądać wszystkich swoich dokumentów, tak jak w przypadku początkowej organizacji. Sprawdź wszystkie pliki i upewnij się, że wszystko jest uporządkowane i we właściwym miejscu.
Po pierwszych kilku miesiącach możesz również zastanowić się, czy wybrany przez Ciebie system działa dla Ciebie
Krok 3. Oczyść swoją przestrzeń
Raz w roku powinieneś zrobić większe sprzątanie swojego miejsca pracy. Możesz mieć kilka plików, których regularnie używasz, ale powinieneś teraz przejrzeć inne pliki, których używasz mniej. Otwórz pliki, których używasz mniej, i przeczytaj wszystkie dokumenty, aby sprawdzić, czy nie ma niepotrzebnej roboty papierkowej.
Wyjmij wszystkie pilniki i wytrzyj szafkę na dokumenty wilgotną ściereczką, aby usunąć nagromadzony kurz
Porady
- Zasady te mogą mieć również zastosowanie do komputerowych lub innych elektronicznych grup archiwizacji.
- Użyj indeksu dla plików nieumieszczonych alfabetycznie. Powinno to być ułożone alfabetycznie, abyś mógł szybko zlokalizować swoje pliki w dowolny sposób. Umieść ten indeks na początku pliku.
- Zacznij od oczyszczenia i posortowania stosów dokumentów i użyj karteczek samoprzylepnych, aby posortować kategorie, a następnie podkategorie.
- Przydatne jest posiadanie różnych plików dla przedmiotów, które nie pasują ładnie nigdzie indziej.
