Teczki papierowe mogą być uciążliwe, zwłaszcza gdy gromadzą się na biurku. Aby lepiej radzić sobie z zabłąkanymi papierami i paragonami, spróbuj posortować wszystkie nieopisane dokumenty. Następnie użyj szafki na dokumenty lub szuflady, aby posortować pliki w różnych folderach. Jeśli chcesz całkowicie wyeliminować bałagan w biurze, możesz przesłać swoje dokumenty na komputer, wiki lub inny system w chmurze. Mając podstawowy plan, możesz lepiej zarządzać wieloma typami plików w swojej przestrzeni biurowej!
Kroki
Metoda 1 z 3: Filtrowanie dokumentów
Krok 1. Oddziel dokumenty, które należy złożyć, od tych, których nadal używasz
Kiedy zaczniesz porządkować swoje dokumenty, ułóż stos dla tych, które są gotowe do odłożenia i osobny stos dla tych, które muszą pozostać na biurku. Zdobądź 2-gniazdowy organizer na papier na biurko, aby Twoje dokumenty pozostały uporządkowane nawet po wstępnym sortowaniu i segregowaniu. Przechowuj dokumenty, których będziesz używać, w jednym gnieździe, a te, które są gotowe do złożenia, w innym.
Krok 2. Wybierz dzień w tygodniu na złożenie dokumentów
Nie pozwól, aby Twoje koszyki nowych dokumentów wymknęły się spod kontroli; zamiast tego odłóż dzień lub 2 na sortowanie i porządkowanie plików. Jeśli nie masz do czynienia z wieloma paragonami i dokumentami w swoim obszarze roboczym, możesz potrzebować tylko 1 dnia, aby wykonać pracę. Jeśli jednak Twoja praca wymaga dużo papierkowej roboty, możesz zarezerwować 2-3 dni na uporządkowanie niezorganizowanych dokumentów.
Cotygodniowe sortowanie plików sprawia, że proces organizacji jest znacznie łatwiejszy w zarządzaniu
Krok 3. Oznacz wszystkie swoje pliki datami wyrzucenia, aby uniknąć bałaganu
Przed złożeniem jakichkolwiek nowych dokumentów należy dokładnie sprawdzić datę i zawartość każdego pliku. Jeśli dokument dotyczy trwającego projektu lub innego problemu, napisz „w toku” na górze pliku. Jeśli artykuł omawia ukończony projekt, oznacz plik jako „zakończony”. Dodatkowo zaznacz czas, w którym plik nie jest już potrzebny, a dokument można zniszczyć lub poddać recyklingowi.
Jeśli szybko skanujesz pliki, te notacje mogą pomóc w bardziej efektywnym znalezieniu właściwego pliku
Krok 4. Odzyskuj wszelkie nieistotne dokumenty zamiast je archiwizować
Nie zakładaj, że każdy plik zasługuje na miejsce w Twojej szafce na dokumenty lub szufladzie. Zamiast tego odłóż niepotrzebne dokumenty do kosza na surowce wtórne. Jeśli Twoje pliki zawierają jakiekolwiek dane osobowe, zniszcz je, zamiast je przetwarzać.
Niszcz wszelkie pliki zawierające informacje finansowe i dotyczące konta, numer ubezpieczenia społecznego lub inne poufne dane
Metoda 2 z 3: Wybór systemu sortowania
Krok 1. Wybierz fizyczne miejsce do przechowywania plików
Sprawdź układ swojego obszaru roboczego i zastanów się, jaki system archiwizacji będzie działał najlepiej. Jeśli masz biuro, dobrym rozwiązaniem może być duża szafka na dokumenty. Jeśli jednak masz mniejszą przestrzeń roboczą, szuflada lub kosz na dokumenty mogą mieć większy sens z punktu widzenia logistyki.
- Kupując nowy system przechowywania, staraj się przedkładać jakość nad cenę.
- Niezależnie od systemu archiwizacji, ważne dokumenty należy umieścić w bezpiecznym folderze.
Krok 2. Uporządkuj swoje dokumenty według daty, jeśli twoje pliki są wrażliwe na czas
Wybierz system organizacyjny, który najlepiej pasuje do Twojej firmy lub przestrzeni biurowej. Jeśli Twoja praca skupia się na terminach, spróbuj zamówić foldery z niedawną datą z przodu. W miarę upływu dni dodawaj nowe foldery i akta z przodu szafki na dokumenty lub szuflady.
- Na przykład możesz mieć osobne pliki na dni, tygodnie lub miesiące.
- Na przykład, jeśli pracujesz jako doradca podatkowy, sensowne byłoby składanie dokumentów klientów według daty.
- Ten system sprawdza się dobrze w przypadku osób pracujących z materiałami wrażliwymi na czas.
Krok 3. Zaprojektuj system sortowania oparty na kalendarzu, jeśli masz do czynienia z plikami chronologicznymi
Jeśli masz do czynienia z dużą ilością akt w swojej przestrzeni biurowej, spróbuj dodać do szafek i szuflad system segregowania „łaskoczących”. Podobnie jak kalendarz, system „tickler” wykorzystuje 12 dużych folderów do reprezentowania każdego miesiąca, przy czym każdemu dużemu folderowi towarzyszy 28-31 podfolderów na każdy dzień miesiąca. Spróbuj użyć tej metody, jeśli masz pracę zorientowaną na randki.
- Na przykład, jeśli pracujesz dla firmy eksportowej, łatwiejsze może być sortowanie plików według miesiąca i daty zamiast ogólnej kategorii.
- Ten system jest lepszy dla osób, które preferują konkretną, numeryczną organizację, w przeciwieństwie do kodowania kolorami.
Krok 4. Sortuj pliki według tematu, jeśli wolisz kategoryzować swoje dokumenty
Wybierz różne kategorie dla swoich folderów, a następnie uporządkuj je według trafności. Aranżując szafkę na akta lub szufladę, umieść teczki, które mają największe znaczenie i znaczenie, z przodu. Mając to na uwadze, kontynuuj sortowanie plików, aby mieć łatwy dostęp do ważnych dokumentów.
Na przykład, jeśli jesteś doradcą finansowym firmy, bardziej sensowne byłoby sortowanie dokumentów według ważności i trafności, np. „inwestycje”, „płace” i „podatki”
Krok 5. Wybierz szerokie nazwy kategorii dla swoich plików
Nie używaj długich, zbyt szczegółowych etykiet dla swoich folderów. Zamiast tego spróbuj wybrać ogólne, włączające etykiety, aby później nie mieć trudności z sortowaniem nowych plików. Jeśli chcesz stworzyć bardziej szczegółowy zbiór, spróbuj dodać podfoldery do większego, bardziej ogólnego zbioru.
Na przykład „Raporty o wydatkach za 3 kwietnia” nie byłyby dobrą kategorią dla ogólnego folderu, ponieważ są zbyt szczegółowe. Zamiast tego oznacz folder jako "Raporty z wydatków", co jest znacznie bardziej otwarte
Wskazówka:
Drukarki etykiet to łatwy i skuteczny sposób kategoryzowania plików.
Krok 6. Oznacz swoje dokumenty kolorami, aby stworzyć atrakcyjny wizualnie system
Zainwestuj w różnorodne wielokolorowe segregatory i etykiety. Następnie przypisz różne kategorie plików do różnych kolorów folderów i etykiet, aby zachować spójność systemu plików. Staraj się używać tych samych kolorów i kategorii we wszystkich szafkach na dokumenty i szufladach, aby mieć szybki i wydajny dostęp do różnych plików.
- Na przykład oznacz swoje żółte foldery na korespondencję e-mail, czerwone foldery na formularze podatkowe i zielone foldery na listy płac.
- Staraj się używać schematów kolorów i etykiet, które są łatwe do zapamiętania. Na przykład kolor zielony może być świetną kolorową etykietą dla formularzy finansowych, ponieważ kolor zielony jest często kojarzony z pieniędzmi.
- Ten system jest najlepszy dla uczniów wizualnych.
Metoda 3 z 3: Przyjęcie podejścia cyfrowego
Krok 1. Zeskanuj swoje papierowe pliki, aby przechowywać je cyfrowo
Za każdym razem, gdy dodajesz nowy plik do szafki lub szuflady, użyj skanera, aby przesłać cyfrową wersję pliku na komputer. Jeśli potrzebujesz szybko uzyskać dostęp do pliku, będziesz mieć znacznie szybsze i łatwiejsze wyszukiwanie na komputerze stacjonarnym niż przeglądanie kilku folderów. Jeśli cały system archiwizacji jest oparty na papierze, zeskanuj i prześlij swoje pliki, aby utworzyć cyfrową kopię zapasową.
- Nie stresuj się, jeśli nie masz cyfrowego systemu archiwizacji! Wystarczy zeskanować i przesłać pliki po 1 folderze na raz.
- Możesz także skanować pliki za pomocą niektórych aplikacji na telefon.
Krok 2. Wybierz spójne nazwy dla wszystkich plików
Wybierz etykiety dla swoich dokumentów cyfrowych, które można łatwo przeszukiwać i uzyskiwać do nich dostęp. Najlepiej, aby te pliki były zgodne, takie jak data lub nazwisko, ponieważ ułatwi to ich sortowanie. W razie potrzeby umieść w tytułach plików wszelkie odpowiednie lokalizacje, zbiory danych lub numery wersji.
- Nie używaj żadnych znaków specjalnych w tytułach plików, ponieważ komputery nie mogą ich poprawnie przetworzyć.
- Na przykład oznacz dokument jako 20031124, odwołując się do konkretnej daty, takiej jak 24 listopada 2003 r.
Krok 3. Sortuj pliki cyfrowe za pomocą folderów i podfolderów
Podobnie jak w przypadku szafki na dokumenty, używaj różnych cyfrowych teczek do przechowywania i porządkowania zeskanowanych dokumentów. Na komputerze utwórz i oznacz etykietami wiele folderów dotyczących przesłanych plików. Jeśli chcesz używać bardziej szczegółowych kategorii, utwórz kilka podfolderów w każdym większym folderze. Kontynuuj majstrowanie przy cyfrowych folderach, aż znajdziesz system, który będzie dla Ciebie odpowiedni!
Na przykład, jeśli masz folder o nazwie „Podatki”, możesz utworzyć kilka podfolderów na różne lata
Krok 4. Prześlij swoje dokumenty na wiki, aby wiele osób miało do nich dostęp
Jeśli Twój obszar roboczy jest bardziej oparty na współpracy, utwórz wiki online, do której będą mieli dostęp Twoi współpracownicy i przełożeni. Po zalogowaniu się na wiki użyj sekcji „zestaw narzędzi”, aby uzyskać dostęp do przycisku „prześlij plik”. Dzięki tej funkcji możesz połączyć nowo przesłany dokument z różnymi osobami, które mogą teraz wyświetlać plik i uzyskiwać do niego dostęp.
Pamiętaj, że każdy może edytować pliki na wiki
Krok 5. Korzystaj z oprogramowania w chmurze do składania dokumentów w podróży
Pobierz aplikację lub inną usługę cyfrową, która działa zarówno na komputerach, jak i urządzeniach mobilnych. Aby przechowywać pliki w jednym miejscu, użyj tej usługi do przesyłania zdjęć plików, aby można je było przechowywać w oprogramowaniu w chmurze. Chociaż niektóre programy są bezpłatne, być może trzeba będzie zapłacić, aby uzyskać więcej miejsca.
