Zarówno osoby fizyczne, jak i właściciele małych firm często zatrudniają niezależnych wykonawców, którzy pomagają w realizacji zarówno krótko-, jak i długoterminowych projektów. Z niezależnym kontrahentem nie musisz się martwić o potrącanie podatków od wynagrodzeń. Aby zatrudnić niezależnego wykonawcę, sporządź umowę, która jasno określa Twój związek i pracę, jaką osoba będzie dla Ciebie wykonywać. Gdy wykonawca zakończy pracę, upewnij się, że złożyłeś odpowiednie formularze podatkowe i dokonałeś wszelkich niezbędnych płatności związanych z ubezpieczeniem odszkodowań pracowniczych.
Kroki
Metoda 1 z 3: Zawarcie umowy prawnej
Krok 1. Wyszukaj online formularze lub szablony
Kiedy przygotowujesz umowę na zatrudnienie niezależnego wykonawcy, nie musisz zaczynać od zera. Agencje rządowe, kancelarie prawne i inne usługi prawne udostępniają bezpłatne formularze, które możesz skopiować i dostosować do swoich potrzeb.
- Szablon przeznaczony dla niezależnych wykonawców z tej samej branży będzie dla Ciebie łatwiejszy do dostosowania. Na przykład, jeśli zatrudniasz niezależnego pisarza do tworzenia treści dla swojej witryny, niekoniecznie chcesz używać szablonu umowy przeznaczonego dla wykonawców budowlanych.
- Najlepiej byłoby znaleźć umowę, która jest przeznaczona do użytku w stanie, w którym mieszkasz (lub w którym będzie wykonywana praca) i jest sporządzona lub sprawdzona przez prawnika.
Krok 2. Zidentyfikuj strony umowy
Twoja umowa powinna zawierać nazwy prawne zarówno Ciebie, jak i Twojego niezależnego kontrahenta. Jeśli niezależny wykonawca ma LLC lub korporację, użyj oficjalnej nazwy firmy, a nie indywidualnej nazwy wykonawcy.
W umowach często podaje się nazwy prawne raz na początku i odwołuje się do stron tytułami rodzajowymi w pozostałej części umowy. Na przykład możesz nazywać siebie „klientem”, a niezależnego wykonawcę „wykonawcą”
Krok 3. Uwzględnij określony okres czasu
Generalnie, zatrudniając niezależnego wykonawcę, potrzebujesz jego usług tylko przez krótki czas. Umowa powinna szczegółowo określać, kiedy rozpoczyna się i kiedy kończy się stosunek umowny.
- Nawet jeśli zamierzasz zakończyć umowę po zakończeniu pracy, nadal chcesz umownego terminu, w którym praca musi zostać zakończona.
- Jeśli zamierzasz, aby związek był dłuższy, sprawdź prawo swojego stanu lub skonsultuj się z prawnikiem ds. zatrudnienia, aby dowiedzieć się, czy w Twoim stanie istnieją jakiekolwiek ograniczenia dotyczące długości umów.
Krok 4. Opisz pracę do wykonania
Twoja umowa powinna zawierać sekcję, która szczegółowo określa, co wykonawca będzie dla Ciebie robił, w tym za co będzie odpowiedzialny i jak będzie oceniane jego wykonanie.
- Jeśli wykonawca jest zobowiązany do korzystania z własnych narzędzi lub zasobów, dołącz te informacje do opisu pracy.
- Dołącz wszelkie informacje o tym, w jaki sposób ukończona praca zostanie przesłana lub dostarczona, jeśli to konieczne.
Krok 5. Podaj warunki płatności
Jedna część umowy powinna szczegółowo określać, ile wykonawca otrzymuje wynagrodzenie za swoje usługi, a także kiedy iw jaki sposób dokonujesz płatności. Dołącz wszelkie warunki, które chcesz postawić przy płatności końcowej.
- Na przykład, jeśli zatrudniasz wykonawcę do przebudowy swojej kuchni, możesz dokonać ostatecznej płatności na rzecz wykonawcy w zależności od inspekcji pracy.
- Uwzględnij metodę płatności. Jeśli płacisz za pośrednictwem usługi zewnętrznej, która pobiera opłaty, umowa powinna określać, czy Ty lub wykonawca jesteście odpowiedzialni za uiszczenie tych opłat.
Krok 6. Zdefiniuj osobę jako niezależnego wykonawcę
Wszystkie umowy z niezależnymi wykonawcami zawierają język prawny stwierdzający, że dana osoba jest niezależnym wykonawcą, a nie Twoim pracownikiem. Może zawierać krótki opis obowiązków, jakie wykonawca ma w wyniku tej relacji.
- W niektórych przypadkach może wystarczyć po prostu zamieszczenie oświadczenia, które mówi: „Świadcząc usługi w ramach niniejszej umowy, strony zgadzają się, że Wykonawca jest niezależnym wykonawcą, a nie pracownikiem Klienta”.
- Niektóre stany mogą wymagać określonego języka, aby utworzyć niezależną relację z wykonawcą. Upewnij się, że każdy formularz lub szablon, którego używasz, został zaprojektowany tak, aby był prawnie ważny w Twoim stanie.
Krok 7. Podpisz umowę przed rozpoczęciem prac
Podpisanie umowy, zanim niezależny wykonawca rozpocznie dla Ciebie pracę, gwarantuje, że umowa będzie prawnie regulować wykonaną pracę. Jeśli wykonawca rozpocznie pracę przed podpisaniem umowy, może później argumentować, że zgodził się na coś innego.
Zarówno Ty, jak i wykonawca powinniście podpisać umowę. Po złożeniu wszystkich podpisów sporządź kopie podpisanej umowy dla wykonawcy oraz własne zapisy
Metoda 2 z 3: Załatwianie spraw podatkowych
Krok 1. Użyj formularza SS-8, aby uzyskać formalne ustalenie z IRS
Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące tego, czy osoba, którą zatrudniłeś, zostanie zaklasyfikowana jako niezależny wykonawca czy pracownik, IRS wyda orzeczenie za Ciebie.
- Samo nazwanie osoby niezależnym wykonawcą może nie wystarczyć. IRS ocenia fakty w 3 ogólnych kategoriach – kontrola behawioralna, kontrola finansowa i rodzaj relacji – w celu ustalenia, czy ktoś jest niezależnym kontrahentem.
- Zarówno Ty, jak i wykonawca możecie w każdej chwili złożyć formularz SS-8. Na formularzu podajesz fakty dotyczące relacji, następnie IRS ocenia te fakty i decyduje, czy dana osoba jest niezależnym wykonawcą, czy pracownikiem.
- Jeśli zamierzasz złożyć formularz SS-8, zrób to jak najszybciej. Ocena formularza i podjęcie decyzji przez IRS może zająć nawet 6 miesięcy.
Krok 2. Niech wykonawca wypełni formularz W-9
Formularz W-9 służy do uzyskania pełnej nazwy prawnej i numeru identyfikacji podatkowej niezależnego kontrahenta. Numerem identyfikacji podatkowej kontrahenta może być jego numer PESEL lub numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN).
Kiedy wykonawca zwróci Ci swój W-9, przechowuj go w swoich aktach przez co najmniej 4 lata. Może być konieczne okazanie go IRS, jeśli pojawią się jakiekolwiek pytania dotyczące Twoich podatków
Krok 3. Złóż formularz 1099-MISC, jeśli płacisz wykonawcy więcej niż 600 USD
Kiedy płacisz niezależnemu kontrahentowi, musisz złożyć do IRS informacyjne oświadczenie stwierdzające, ile im zapłaciłeś. Faktyczne płacenie podatków od tego dochodu jest obowiązkiem wykonawcy.
Możesz również wypełnić formularz 1099 i wysłać go do pracownika, chociaż nie jest to wymagane
Krok 4. Złóż wszelkie wymagane raporty ze swoim stanem
Zwłaszcza jeśli jesteś małą firmą, możesz być zobowiązany do składania raportów informacyjnych w urzędach pracy i podatków swojego stanu, jeśli zatrudniasz niezależnych wykonawców.
- Aby dowiedzieć się, jakie raporty są wymagane, skontaktuj się ze stanowym urzędem skarbowym lub stanową agencją zatrudnienia.
- Państwa mogą mieć inne zasady niż IRS dotyczące tego, czy pracownik jest klasyfikowany jako niezależny wykonawca lub pracownik do celów podatkowych lub innych. Dowiedz się w wydziale pracy swojego stanu lub porozmawiaj z lokalnym prawnikiem ds. zatrudnienia.
Krok 5. Sprawdź prawo swojego stanu dotyczące ubezpieczenia odszkodowań dla pracowników
W niektórych stanach musisz zapłacić za ubezpieczenie pracownicze dla niezależnych wykonawców. Aby dowiedzieć się na pewno, skontaktuj się z departamentem pracy swojego stanu.
Zazwyczaj możesz skorzystać ze strony internetowej departamentu, aby dowiedzieć się, czy masz obowiązek wypłacić odszkodowanie pracownicze. Może istnieć lista czynników do rozważenia lub narzędzie, którego możesz użyć, aby szybko ocenić, czy musisz płacić za ubezpieczenie pracownicze
Metoda 3 z 3: Wybór niezależnego wykonawcy do wynajęcia
Krok 1. Określ, czego potrzebujesz od niezależnego wykonawcy
Zanim zaczniesz szukać niezależnego wykonawcy, poświęć trochę czasu, aby dowiedzieć się, jakie umiejętności będą mu potrzebne do wykonania pracy, którą dla nich masz.
- Zatrudnienie niezależnego wykonawcy może różnić się od zatrudnienia wykonawcy do pracy budowlanej lub innego stanowiska pracy. Twoje metody oceny ich umiejętności i doświadczenia również będą inne.
- Na przykład, jeśli chcesz, aby ktoś napisał treść witryny Twojej firmy, możesz poprosić o próbkę pisania do oceny. Z drugiej strony, jeśli chcesz, aby projektowali również Twoje strony z treścią, możesz poszukać edukacji lub certyfikatów w zakresie projektowania stron internetowych.
Krok 2. Poproś znajomych lub współpracowników o polecenia
Jeśli ktoś, kogo znasz i któremu ufasz, zatrudnił ostatnio niezależnego wykonawcę z podobnych powodów, zapytaj z kim korzystał. Polecenie może zaoszczędzić dużo czasu i pieniędzy na sprawdzaniu czyjejś przeszłości.
- Dowiedz się, jaką pracę zazwyczaj wykonuje niezależny wykonawca i ile zapłacił im Twój znajomy lub kolega.
- Zapytaj konkretnie, czy Twój znajomy lub kolega ma jakieś zastrzeżenia do polecania niezależnego wykonawcy lub czy mieli jakieś problemy. Problem, który nie był dla nich problemem, może być dla Ciebie zerwaniem umowy.
Krok 3. Przeprowadź dokładne sprawdzenie przeszłości
Nawet jeśli polecono Ci niezależnego wykonawcę, sprawdź recenzje wykonawcy i dowiedz się wszystkiego, co możesz o jego reputacji w branży. Szukaj online, aby znaleźć ich witrynę. Jeśli mają portfolio ostatnich projektów, może dać ci wyobrażenie, czy będą dla ciebie odpowiednie.
- Jeśli mają jakieś licencje lub certyfikaty, skontaktuj się z agencją, która wydała licencję lub certyfikat i upewnij się, że jest ważna i ma dobrą opinię.
- Istnieje wiele stron internetowych, takich jak Upwork i Guru, na których możesz ogłaszać pracę dla niezależnych wykonawców i freelancerów. Zwykle niezależni kontrahenci następnie składają ofertę na Twój projekt i możesz wybrać ten, którego chcesz użyć.
Krok 4. Przeprowadź wywiad z co najmniej 3 niezależnymi wykonawcami
Rozmowa z kilkoma osobami nie tylko pomaga znaleźć najlepiej wykwalifikowanego, niezależnego wykonawcę do obsługi Twojego projektu, ale także umożliwia wykonanie pracy w odpowiedniej cenie. Miej na uwadze kwotę, jaką jesteś w stanie zapłacić za pracę i pozwól wykonawcom składać oferty dotyczące projektu.
- Zadawaj pytania dotyczące ich przeszłych doświadczeń i wiedzy merytorycznej. Dowiedz się, czy zrealizowali projekty podobne do Twojego.
- Uzyskaj nazwiska poprzednich klientów z projektami podobnymi do Twojego, z którymi możesz skontaktować się w sprawie wykonawcy.
Krok 5. Omów szczegółowo projekt
Twój niezależny wykonawca powinien mieć dobry pomysł z góry na to, jaką pracę chcesz, aby wykonał, za jakie aspekty pracy będzie odpowiedzialny i jak długo ma trwać praca.
- Zwłaszcza jeśli pracują dla innych klientów, dobrze zorientuj się, ile godzin dziennie (lub tygodniowo) mogą poświęcić na Twój projekt. Jeśli chcesz, aby były dostępne w określonych godzinach, daj im znać.
- Jasno określ swoje oczekiwania dotyczące projektu i cele do jego realizacji. Jeśli będą musieli przywieźć własne narzędzia lub zasoby, aby ukończyć projekt, poinformuj ich o tym z góry.
