Zestawienie prac (SOW) to dokument (i zwykle umowa prawna), który formalizuje porozumienie między wykonawcą a klientem. Dla każdego projektu SOW określa konkretne usługi, które mają zostać dostarczone (zwykle podzielone na odrębne zadania do wykonania), czas, w którym te zadania i usługi mają być wykonane, a także kwotę i terminy płatności. Jego podstawowym celem jest służenie jako mapa drogowa do projektu i dokumentowanie oczekiwań stron. Powinien być jasnym, prostym angielskim opisem „Dlaczego”, „Kto”, „Co”, „Jak”, „Kiedy”, „Gdzie” i „Ile?”
Kroki
Metoda 1 z 2: Postępowanie zgodnie z ogólnymi wytycznymi
Krok 1. Napisz SOW przed rozpoczęciem pracy
Zakres prac jest zwykle tworzony po zakończeniu negocjacji umowy podstawowej, ale przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac nad projektem. Czasami jednak (szczególnie w przypadku projektów, w których liczy się czas), negocjacje mogą być kontynuowane po rozpoczęciu prac, a SOW nie zostanie sfinalizowany, dopóki projekt nie będzie dobrze realizowany.
Krok 2. Sprawdź wymagany format SOW
Nie ma jednego standardowego zakresu prac, ponieważ różne branże i projekty mają różne produkty i przepływ pracy. Dobry SOW to dostosowany SOW.
Krok 3. Zrób to dobrze za pierwszym razem
Podczas gdy sam oryginalny SOW zwykle nie jest zmieniany, oddzielna umowa poboczna zwana zleceniem zmiany zwykle służy do modyfikowania warunków SOW. Dobrym pomysłem jest dołączenie do SOW pustego formularza zlecenia zmiany. Pamiętaj, że zlecenia zmian mogą zwiększyć koszt projektu. Dobrze napisany SOW może pomóc w zmniejszeniu zapotrzebowania na Zlecenie Zmiany. Żaden klient nie chce być w sytuacji, w której jego specyficzne oczekiwania pozostają nieudokumentowane, co może prowadzić do opóźnień, wzrostu całkowitych kosztów lub niezadowolenia.
Metoda 2 z 2: Opanowanie stylu i specyfiki SOW
Krok 1. Uwzględnij cel
Ta sekcja odpowiada na pytanie „Dlaczego?” Jest to ogólny przegląd projektu i jego celów. Ogólne opisy są dopuszczalne podczas tworzenia tego „widoku z lotu ptaka” projektu, ale unikaj języka, który można by interpretować na więcej niż jeden sposób. Bądź jasny; opisać mierzalne i osiągalne cele, które realistycznie można osiągnąć w określonych ramach czasowych.
Krok 2. Dołącz dyskusję na temat zakresu
Ta sekcja zawiera ostateczne stwierdzenie (brak opcji lub alternatyw) „Co?” i jak? Jaka jest praca? Jak to się uda? Lub, często, czym NIE jest praca, a co NIE zostanie wykonane. Jakie są założenia? Jakie produkty (przedmioty, które wykonawca przedstawia klientowi do przeglądu i zatwierdzenia) są wytwarzane? Co oprócz rezultatów musi się wydarzyć administracyjnie (zarządzanie projektem) w zakresie raportowania postępów, śledzenia czasu i innej komunikacji.
Krok 3. Dodaj lokalizację, jeśli to możliwe
Ta opcjonalna sekcja opisuje, gdzie praca będzie wykonywana (jeśli dotyczy).
Krok 4. Dołącz ramy czasowe
Ta opcjonalna sekcja określa łączny czas dozwolony na ukończenie projektu, maksymalną liczbę godzin rozliczanych w danym okresie oraz konkretne godziny na formalne przeglądy lub inne kamienie milowe projektu.
Krok 5. Ustal harmonogram
Ta sekcja określa, jakie zadania powinny zostać zakończone do której daty/godziny i kto jest odpowiedzialny za to, aby to się stało. Opisy zadań i wyników (przede wszystkim rezultatów) powinny być szczegółowe, jednoznaczne i proste, aby były łatwe do zrozumienia. Oprócz elementów dostarczanych harmonogram może zawierać wpisy dotyczące testów zapewnienia jakości, testów konsumenckich i raportów z postępów.
- Chociaż harmonogram powinien być konkretny, nie skupiaj się na „jak”, ponieważ może to spowodować zbyt wiele przeszkód na drodze do pomyślnego zakończenia projektu. Wystarczający jest podstawowy opis wymaganej metodologii, która ma być zastosowana.
- Harmonogram często zawiera szczegóły kryteriów akceptacji (w celu pomiaru jakości wyniku) i kamieni milowych płatności (zwykle po zaakceptowaniu kluczowych rezultatów), chociaż można je opisać w innej, oddzielnej sekcji.
Krok 6. Dołącz sekcję dotyczącą akceptacji
W tej sekcji opisano mechanizm, w jaki strony ustalają, czy produkt lub usługa jest akceptowalna. Kryteria mogą wahać się od mierzalnych standardów jakości do określonej liczby testów, ale w każdym przypadku muszą nadawać się do obiektywnej oceny.
Krok 7. Określ standardy
W tej sekcji opisano wszelkie standardy branżowe, które należy spełnić, aby zrealizować umowę. Zamiast fizycznego powielania standardów branżowych w SOW, wystarczy odwołanie się do zestawu standardów.
Krok 8. Uwzględnij wszelkie wymagania dotyczące siły roboczej
Ta sekcja określa wszelkie specjalne wymagania dotyczące siły roboczej, np. liczbę pracowników obsługujących projekt, wymagania dotyczące wykształcenia (stopnie lub certyfikaty).
Krok 9. Zanotuj cenę
Ta sekcja dotyczy pytania „Ile?” Czy płatność jest opłatą stałą? Jak mają się do tego wydatki/koszty? Czy płatność zostanie dokonana jednorazowo czy w ratach? Jaki jest harmonogram płatności? Czy istnieją kamienie milowe płatności?
Krok 10. Uwzględnij wszelkie założenia
Większość projektów jest przesiąknięta różnymi niewiadomymi, co do których strony muszą przyjąć różne założenia. Zasadniczo założenia to warunki, których oczekuje wykonawca, aby zrealizować projekt zgodnie z warunkami SOW. Na przykład wykonawca może założyć, że jego pracownicy otrzymają dostęp do sieci komputerowej klienta w celu zainstalowania dostarczanego oprogramowania. Sekcja Założenia powinna identyfikować jak najwięcej takich założeń i przedstawiać plan awaryjny lub konsekwencje w przypadku niepowodzenia jakichkolwiek założeń.
Krok 11. Dołącz parametry do zarządzania projektami
W tej sekcji opisano proces monitorowania postępów projektu. Uwzględnij takie elementy, jak: cotygodniowe spotkania, regularne raporty o stanie, regularne raporty z postępów i spotkania zespołu zarządzającego projektem. Ta sekcja jest również dobrym miejscem do opisania wszelkich dodatkowych obowiązków, które mogą wynikać z projektu, takich jak konserwacja i naprawa po wstępnym projekcie i/lub instalacji.
Porady
- Jeśli ma to zastosowanie, zwykle w interesie klienta jest wstrzymanie części końcowej płatności do czasu, gdy okaże się, że wszystkie produkty współpracują ze sobą.
- Ogólnie rzecz biorąc, dobrze sporządzony SOW nie powinien odnosić się do żadnych dokumentów zewnętrznych (poza normami branżowymi).
- Upewnij się, że wszystkie obietnice złożone podczas prezentacji sprzedażowych i negocjacji kontraktowych zostały zapisane w SOW przed rozpoczęciem projektu.
- Szczegółowo określając harmonogram, użyj języka kalendarza, który zapewnia pewną elastyczność. Na przykład „dwa miesiące po X, Q. A. testy zostaną zakończone”, a nie „5 czerwca Q. A. testy zostaną zakończone.” Dzięki temu projekt może przebiegać płynnie (bez Zleceń Zmiany) w przypadku wcześniejszego opóźnienia w procesie.
- Zakres prac może zostać oznaczony jako „Poufne”. Jeśli tak, SOW powinien zawierać krótką sekcję opisującą konsekwencje (zazwyczaj stała kara pieniężna) za każde naruszenie poufności.
