Zorganizowanie szafki na dokumenty może być trudne, niezależnie od tego, czy jest to szafka domowa wypełniona opłaconymi rachunkami i informacjami podatkowymi, czy szafka robocza wypełniona ukończonymi projektami i fakturami. Uporządkuj swoją szafkę na dokumenty, pozbywając się starych akt, znajdując odpowiedni dla siebie system segregowania i stale go konserwując.
Kroki
Część 1 z 4: Usuwanie starych dokumentów
Krok 1. Kup szafkę na dokumenty, jeśli jej nie masz
Poszukaj dobrej jakości szafki, która będzie pasowała do Twojego domu lub biura w ramach Twojego budżetu. Zastanów się nad ognioodporną i wodoodporną szafką na wypadek klęsk żywiołowych, które mogą uderzyć w Twój dom. Pakiet takich szafek można znaleźć w lokalnych sklepach, sklepach meblowych, stolarniach i centrach handlowych.
Krok 2. Zacznij przeglądać swoje pliki
Odłóż na bok wszystko, co jest oczywiście stare lub niepotrzebne. Odłożyć na bok:
- Rachunki za produkty, których już nie posiadasz.
- Niechciana poczta
- Stare rachunki za usługi, z których już nie korzystasz
- Listy biznesowe ze starej pracy
- Znaczki, których już nie potrzebujesz
Krok 3. Nie bój się pozbywać się rzeczy
Chociaż niektóre dokumenty, takie jak akty urodzenia i informacje podatkowe, są oczywiście ważne, mogą pojawić się wiadomości-śmieci lub stare rachunki, które wyglądają na ważne, ale tak naprawdę nie są. Pomyśl o każdym dokumencie podczas podejmowania decyzji i zastanów się, czy rzeczywiście może być przydatny w przyszłości. Jeśli nie przegapiłbyś go, gdyby zniknął na rok, prawdopodobnie dobrze jest go wyrzucić.
Krok 4. Zachowaj ostrożność podczas wyrzucania rzeczy do pracy
Zapytaj swoich przełożonych, zanim cokolwiek wyrzucisz, ponieważ może to być ważniejsze niż myślisz. Twoja firma może również posiadać zasady określające, jak długo rzeczy muszą być przechowywane i jak należy je usuwać.
Krok 5. Zdecyduj, które rzeczy należy zachować
Będzie to na ogół zależeć od tego, jak aktualne lub przydatne są. Zachowaj dyskrecję i zastanów się, czy dokumenty będą przydatne lub potrzebne w przyszłości. Jeśli są naprawdę ważne, zachowaj je. Informacje podatkowe, dokumenty ubezpieczeniowe i ważne dokumenty przechowuj przez następujące okresy:
- Przechowuj informacje o zeznaniu podatkowym przez 7 lat, a także wszelkie rachunki za przedmioty odliczone od podatku. IRS może skontrolować każdą deklarację do 6 lat po złożeniu podatku.
- Przechowuj dokumentację ubezpieczeniową, wyciągi hipoteczne i dowody darowizn na cele charytatywne przez okres do trzech lat.
- Upewnij się, że masz bardzo ważne dokumenty, takie jak akty urodzenia i ślubu, karty ubezpieczenia społecznego, tytuły, czyny i paszporty. Dbaj o ich bezpieczeństwo i nigdy się ich nie pozbywaj.
Krok 6. Niszcz każdy dokument, który odłożyłeś na bok
Wyrzucanie nierozdrobnionych dokumentów może ujawnić Twoje dane osobowe każdemu, kto je zobaczy. Nawet jeśli nie masz pewności, czy dokument jest poufny, najlepiej go zniszczyć, ponieważ może zawierać adresy, daty urodzenia lub inne informacje.
Krok 7. Niszcz lub niszcz również nośniki cyfrowe
Wiele miast i firm będzie miało dni, w których miejscowi lub pracownicy mogą przynieść stare dyskietki, płyty CD lub dyski twarde do zniszczenia. Upewnią się, że zostało to zrobione poprawnie.
Część 2 z 4: Organizowanie ważnych dokumentów
Krok 1. Zacznij organizować pozostałe pliki
Przejdź do biurka lub dużego stołu i ułóż papiery w stosy, które są dla Ciebie logiczne i rozsądne. Będą one Twoimi indywidualnymi plikami. Twórz stosy, które pomogą Ci znaleźć dokładnie to, czego szukasz. Rozważ kategorie szafek domowych, takie jak:
- Narzędzia
- Automatyczny
- Medyczny
- Zwierzak domowy
- Biznes
- Dom
- Podatki
- Finanse
Krok 2. Poproś współpracowników o poradę dotyczącą szafek roboczych
Mogą istnieć określone konwencje firmowe dotyczące organizowania dokumentów w Twoim miejscu pracy. Jeśli nie, złóż je chronologicznie lub alfabetycznie. Zapytaj schludnych współpracowników, jakie systemy są dla nich najlepsze.
Krok 3. Utrzymuj proste kategorie
Im bardziej konkretny otrzymasz, tym więcej będziesz mieć plików, co oznacza więcej bałaganu w Twojej szafce. Utrzymuj swoje główne pliki bardziej ogólne, a następnie organizuj w nich dokumenty.
Krok 4. Zdecyduj, czy organizować według nazwy czy daty
Po posortowaniu każdego papieru we właściwym stosie zacznij je porządkować w sposób, który ułatwi ich odnalezienie.
- W przypadku list alfabetycznych, takich jak marki na paragonach, umieść elementy zaczynające się od A na górze stosu, przechodząc w dół do Z.
- W przypadku zestawień chronologicznych, takich jak daty zeznań podatkowych, umieść najnowsze dokumenty na górze stosu, kierując się na najstarsze dokumenty na dole.
Krok 5. Umieść każdy ze swoich stosów w folderze
Włóż papiery tak, aby dokument na górze stosu znajdował się z przodu teczki. Dzięki temu dokumenty zostaną zachowane w tej samej kolejności, w jakiej je uporządkowałeś.
Część 3 z 4: Łatwe wyszukiwanie plików
Krok 1. Wyraźnie oznacz każdy folder
Upewnij się, że napis na zakładce jest duży, czytelny i ma sens dla Ciebie i innych osób w Twoim biurze lub rodzinie. Użyj drukarki etykiet, aby uzyskać dodatkową przejrzystość.
Krok 2. Niech każda szuflada ma własną kategorię i również ją wyraźnie oznacz
Podziel swoje pliki między szufladami w sposób, który ma dla Ciebie sens, a każda szuflada zawiera odrębną kategorię. Każda kategoria powinna zawierać powiązane pliki, które pomogą Ci łatwiej znaleźć rzeczy.
- Informacje finansowe, takie jak dokumenty podatkowe, akta inwestycyjne i zestawienia kredytów hipotecznych, mogą zmieścić się w jednej szufladzie.
- Dokumenty osobiste, takie jak akty urodzenia, paszporty i akta medyczne, mogą trafić do innej szuflady.
- Instrukcje obsługi różnych przedmiotów mogą znaleźć się w innym.
Krok 3. Rozważ użycie kolorowych folderów
Jeśli zapiszesz odpowiedni kolor w pamięci, znacznie ułatwi to znalezienie twoich dokumentów. Jeśli masz już foldery manilla, dodaj do nich kolor za pomocą zakreślaczy lub kolorowych markerów. Kolorowe etykiety mogą być używane w bardziej subtelny sposób w tym samym celu.
Krok 4. Użyj swojego systemu kolorów, aby utworzyć podkategorie w swoich szufladach
Na przykład szuflada z materiałami informacyjnymi może być podzielona na foldery, takie jak „Podręczniki elektroniki”, „Podręczniki do elektronarzędzi” i „Podręczniki środków czyszczących”.
Krok 5. Zmień swój system, jeśli to nie ma sensu
Po miesiącu lub dwóch użytkowania nie bój się zmieniać rzeczy, które nie działają dla Ciebie. Przenieś różne pliki na wierzch lub podziel kategorie, które trudno odróżnić. Pamiętaj, że Twoja szafka na dokumenty jest systemem dla Ciebie i musi być dostosowana do Twojego przepływu pracy.
Część 4 z 4: Utrzymanie organizacji
Krok 1. Bądź proaktywny, aby być zorganizowanym
Zwracaj natychmiastową uwagę na przychodzącą pocztę i dokumenty, a gdy już sobie z nimi radzisz, od razu je archiwizuj.
Krok 2. Skonfiguruj skrzynkę odbiorczą na biurku w domu lub w biurze
Przejrzyj pocztę przychodzącą raz dziennie. W ten sposób niczego nie stracisz i nie będzie się to gromadzić. Składanie dokumentów nie będzie się wydawać takim obowiązkiem, że robi się je po trochu na raz.
Krok 3. Często reorganizuj swoją szafkę
Zalecana jest coroczna reorganizacja, a jeśli masz dużą liczbę plików, możesz ją wyczyścić nawet raz na kwartał. Głównym źródłem bałaganu w szafkach na akta są stare dokumenty, których już nie potrzebujesz, więc w razie potrzeby usuwaj je i niszcz.
Krok 4. Rozważ przekonwertowanie niektórych plików na media cyfrowe
Im więcej dokumentów możesz przechowywać w formacie cyfrowym, tym mniej fizycznego bałaganu będziesz mieć w szafce na dokumenty. Dobrymi kandydatami do skanowania są paragony, dowody darowizny lub wyciągi bankowe. Niektóre mogą być już dostępne online.
Krok 5. Utwórz dokument główny
W dokumencie wyjaśnij, jak działa Twój system archiwizacji i gdzie znajdują się rzeczy. W nagłych lub nieprzewidzianych problemach inni mogą potrzebować wiedzieć, jak szukać Twoich plików.
Porady
- Trzymaj szafki na dokumenty zamknięte, jeśli masz ciekawskie dzieci lub wścibskich członków rodziny.
- Jeśli masz problem z otwarciem zamka, zobacz Jak wybrać zamek do szafki na dokumenty.
- Przechowuj bardzo poufne dokumenty, takie jak akty urodzenia lub tytuły własności, w sejfie lub ognioodpornej teczce na dokumenty, jeśli obawiasz się, że szafka na akta nie jest wystarczająco bezpieczna.
Ostrzeżenia
- Jeśli mieszkasz w obszarze podatnym na trzęsienia ziemi, przykręć szafki do stabilnej ściany. Zapobiegnie to spadnięciu na osobę lub zablokowaniu drzwi podczas zdarzenia sejsmicznego.
- Ostrożnie ładuj swoje pliki. Jeśli górna szuflada jest pełna, a szuflady pod nią puste, może się przewrócić.
